宴請的目的是多種多樣的，可以是為某一個(gè)人，也可以為某一事件。例如：為代表團來(lái)訪(fǎng)（作為駐外機構，可以為本國代表團前來(lái)訪(fǎng)問(wèn)，也可以為駐在國的代表團前往自己的國家訪(fǎng)問(wèn)），為慶祝某一節日、紀念日，為外交使節或外交官員的到離任，為展覽會(huì )的開(kāi)幕、閉幕，某項工程動(dòng)工、竣工等等。在國際交往中，還根據需要舉辦一些日常的宴請活動(dòng)。

　　確定邀請名義和對象的主要根據是主、客雙方的身份，也就是說(shuō)主客身份應該對等。身份低使人感到冷淡，規格過(guò)高亦無(wú)必要。又如外國使館宴請駐在國部長(cháng)級以上官員，一般由大使（臨時(shí)代辦）出面邀請，低級官員請對方高級人士，就不禮貌。通常如請主賓攜夫人出席，主人若已婚，一般以夫婦名義發(fā)出邀請。

　　邀請范圍是指請哪些方面人士，請到哪一級別，請多少人，主人一方請什么人出來(lái)作陪。這都要考慮多方因素，如宴請的性質(zhì)、主賓的身份、國際慣例、對方對我的做法，以至當前政治氣候等等。各方面都要想到，不能只顧一面。

　　邀請范圍與規模確定之后，即可草擬具體邀請名單。被邀請人的姓名、職務(wù)、稱(chēng)呼、以至對方是否有配偶都要準確。多邊活動(dòng)尤其要考慮政治關(guān)系，對政治上相互對立的國家要否邀請其人員出席同一活動(dòng)，要慎重考慮。

　　宴請采取何種形式，在很大程度上取決于當地的習慣做法。一般來(lái)說(shuō)，正式、規格高、人數少的以宴會(huì )為宜，人數多則以冷餐或酒會(huì )更為合適，婦女界活動(dòng)多用茶會(huì )。

　　目前各國禮賓工作都在簡(jiǎn)化，宴請范圍趨向縮小，形式也更為簡(jiǎn)便。酒會(huì )、冷餐會(huì )被廣泛采用。